Kayıtlı Elektronik Posta Nedir?
Ticari faaliyette bulunan işletmeler için oldukça önemli bir dijital dönüşüm hizmeti olan Kayıtlı elektronik posta : Gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğinin değiştirilemediği ve yasal geçerli güvenli elektronik posta hizmetidir. Kayıtlı elektronik posta hizmeti ile, şirket içi önemli yazışmalar ve belgelerin güvenli bir şekilde muhafazasını sağlayabilirsiniz. Kayıtlı elektronik posta, kurumlar arası güvenli iletişimi de mümkün kılar.
Kayıtlı elektronik posta sisteminde; Gönderi zamanı, Gönderici ve alıcı kimlikleri, teslim edilme zamanı, okunma zamanı ve içeriğin bütünlüğü bellidir, delil niteliği taşır. Bu sayede KEP sisteminin kullanıcısı olan gönderici, elektronik postanın kendisi tarafından gönderilmediğini ve aynı sistemin kullanıcısı olan alıcı ise kendisine ulaşmadığını iddia edememektedir. KEP sisteminin bir elektronik postanın göndericiden alıcıya iletilmesi sırasında meydana gelen bütün işlemlere ilişkin tuttuğu kayıtlar delil mahiyetinde ve hukuki geçerliliğe sahip belgelerdir.
Kayıtlı Elektronik Posta Özellikleri Nelerdir?
Kayıtlı elektronik posta sisteminde gönderici ve alıcı kimlikleri bellidir. İçerik değiştirilemez ve bütünlüğü korunur. Kayıtlı elektronik posta sisteminde içerik değiştirilemediği gibi gönderim, teslim ve okunma zamanı da değiştirilemez. Bu da iletişimi hızlı, pratik ve güvenilir kılar. Alıcı ve gönderici sistemdeki gönderi kayıtlarına kolayca ulaşılabilir, bu kayıtlar uyuşmazlık durumunda delil niteliği taşır.
Kayıtlı Elektronik Posta Kullanım Alanları
- Kamu yazışmaları
- Noter üzerinden yapılan tüm tebliğ ve ihtarlar
- Güvenlik ve gizlilik gerektiren yazışmalar
- Personele ücret pusulası, zaman çizelgesi, ihtar ve izin, onay formu gibi İK dokümanlarının gönderimi
- Sicil dosyası işlemleri
- Denetim ve teftiş gibi tüm yazışmalar
- Yasal geçerli elektronik mutabakat
- Elektronik sözleşme
- Elektronik sipariş ve sipariş onayı
Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Almak İçin Gereken Belgeler Nelerdir?
Kayıtlı Elektronik Posta başvurusunda gerekli olan belgeler şu şekildedir:
- T.C. Kimlik numarası
- Kimlik, pasaport gibi belgelerin kopyalarının sisteme yüklenmesi
- Kurumsal başvurularda şirketlerin başvuru sırasında e-imza kullanması gerekir.
- Hizmet sağlayıcınız, Kayıtlı elektronik posta adresi için bir ödeme yapmanızı talep edecektir. Bu yüzden başvuru esnasında ödeme bilgilerinize ihtiyaç duyabilirsiniz.
- Tüzel kişiler için imza beyannamesi, ticaret sicil tasdiknamesi, faaliyet belgesi, yetkilendirme belgesi gibi bazı belgeler de hizmet sağlayıcı tarafından talep edilebilir.
Kayıtlı Elektronik Posta Adresi Nereden Sorgulanır?
Kayıtlı Elektronik Posta sorgulama işlemini internet üzerinden e-devlete girerek, veya fiziksel olarak PPT üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
